Banyak OPD Belum Paham, Sistem Kearsipan Pemkab Mimika Amburadul

Bagikan Bagikan
Sosialisasi kearsipan di bagian Setwan DPRD Mimika (Foto:SAPA/Acik)

SAPA (TIMIKA) - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Mimika menilai bahwa sistem kearsipan Pemkab Mimika masih amburadul.

Meskipun telah berkali-kali DPKD turun ke setiap OPD, akan tetapi masih ada OPD yang belum sadar dan paham.

"Tetapi itulah yang menjadi tugas kami dari DPKD untuk terus membina agar ke depannya kearsipan kita di Timika bisa dilakukan dengan baik dan benar,"  ungkap Kasubag Umum dan Kepegawaian DKPD Mimika, Mur Tanan usai melakukan sosialisasi di bagian Setwan DPRD Mimika, Jumat (4/12/2020).

Jika dipresentasikan, sistem kearsipan yang benar untuk di Pemkab Mimika hanya 5 sampai 10 persen saja.

"Saya katakan amburadul, karena memang penataan keasripannya masih salah dalam penomorannya. Juga ada yang dibolong-bolong. Padahal itu tidak boleh, karena merusak fisik surat dan dinyatakan cacat," jelasnya.

Menurut dia, sistem kearsipan harus dilakukan dengan baik dan benar tentunya sesuai dengan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan. Dimana, dalam undang-undang ini dikatakan bahwa DKPD sebagai lembaga kearsipan mempunyai kewajiban untuk membina kearsipan di tiap OPD termasuk masyarakat.

"Bukan hanya OPD saja yang harus kita bina, tetapi masyarakat umum juga," tuturnya.

Untuk di masing-masing OPD, bidang yang bersentuhan dengan kearsipan adalah bagian atau seksi yang mengelolah surat. Dahulu persepsi kita salah, karena berpikir bahwa yang menangani persoalan kearsipan dititikberatkan di bagian umum.

"Memang kalau urusan surat masuk itu adanya di bagian umum, tetapi tetap harus dinaikan ke bidang atau seksi di tiap OPD terkait. Di masing-masing bidang atau seksi ini biasanya dikatakan aktif selama dua tahun, karena mereka yang mengelola. Kalau sudah inaktif, berarti frekuensi penggunaanya menurun dan harus dikembalikan ke bagian umum," jelasnya.

Keakuratan kearsipan tentunya harus ada kepekaan dari pimpinan OPD dalam melihat hal-hal apa yang harus dipenuhi. Dalam hal ini, untuk kearsipan harus ada ADM, kelengkapan sarana dan prasarana kearsipan.

Sampai saat ini pun untuk penomoran dalam kearsipan masih menggunakan spesifikasi dari Kemendagri nomor 78 tahun 2012. Namun acuan kita dalam pengarsipan yaitu undang-undang nomor 43 tahun 2009, karena dalam undang-undang itu mengatur semua tentang apa tujuan arsip termasuk sanksi pidana ketika suatu instansi lengah dalam pengarsipan.

"Makanya dari bagian Setwan mengundang kami supaya mensosialisasikan tentang hal ini agar ke depannya pengarsipan kita di Timika ini bisa benar dan seragam," ujarnya. (Acik)

Bagikan ke Google Plus Bagikan ke WhatsApp

0 komentar:

Posting Komentar